1. Champ d’application et rôles
Le présent accord s’applique uniquement lorsque le client professionnel agit comme responsable du traitement de données personnelles relatives à ses propres clients, prospects, collaborateurs ou autres tiers et utilise Matériel Pro pour les traiter. Dans ce périmètre, Thomas DELION EI agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Pour les données nécessaires à la gestion de Matériel Pro lui-même — compte utilisateur, sécurité, facturation, conformité, support et obligations légales — l’éditeur agit comme responsable du traitement dans les conditions de la politique de confidentialité.
2. Objet, durée, nature et finalités du traitement
| Objet | Hébergement et fourniture des fonctionnalités Matériel Pro activées par le client. |
|---|---|
| Durée | Durée du compte ou de la souscription concernée, augmentée des délais techniques de suppression/sauvegarde et obligations légales applicables. |
| Nature | Collecte via saisie/import, hébergement, organisation, consultation, transmission à la demande du client, sauvegarde, export et suppression. |
| Finalités | Fournir les fonctions demandées par le client, notamment organisation du matériel, documents, check-lists, équipe, CRM ou autres fonctions effectivement activées. |
| Données | Coordonnées, informations professionnelles, documents, notes, références, données de suivi et autres informations volontairement confiées par le client. |
| Personnes concernées | Clients, prospects, fournisseurs, collaborateurs, prestataires ou autres personnes dont le client décide de traiter les données dans Matériel Pro. |
3. Instructions documentées
Matériel Pro traite les données uniquement sur instruction documentée du client, telle qu’elle résulte du contrat, des paramètres activés, des actions réalisées dans l’interface et des demandes écrites compatibles avec le service. Si une instruction paraît contraire au RGPD ou à une autre règle applicable, l’éditeur en informe le client dans la mesure permise par la loi.
4. Confidentialité et personnes autorisées
Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation appropriée de confidentialité et n’y accèdent que dans la mesure nécessaire à leurs missions.
5. Sécurité
Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature des traitements et des risques, Matériel Pro met en œuvre des mesures appropriées comprenant notamment contrôle d’accès, authentification, chiffrement des communications, limitation des privilèges, journalisation, sauvegardes et procédures de restauration adaptées.
Le client reste responsable de la gestion des droits de ses utilisateurs, de la sécurité de ses terminaux et de la pertinence des données qu’il décide de confier au service.
6. Sous-traitants ultérieurs
Le client autorise de manière générale le recours aux sous-traitants techniques nécessaires à l’exploitation du service, notamment pour l’hébergement, le paiement ou la messagerie, dans la mesure où ils interviennent effectivement sur les données concernées. Les catégories et principaux prestataires sont décrits dans la politique de confidentialité.
Lorsqu’une modification concernant un sous-traitant ultérieur est susceptible d’affecter matériellement les traitements réalisés pour le compte du client, une information appropriée est fournie afin de lui permettre d’exercer les droits prévus par la réglementation et le contrat.
7. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible et compte tenu de la nature du traitement, Matériel Pro aide le client à répondre aux demandes d’accès, rectification, effacement, limitation, portabilité ou opposition concernant les données traitées pour son compte. Lorsqu’une demande est reçue directement et concerne manifestement les données d’un client, elle peut lui être transmise sauf obligation légale contraire.
8. Violations de données personnelles
Après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles affectant les données traitées pour le compte du client, Matériel Pro l’en informe dans les meilleurs délais raisonnablement possibles et lui communique les informations disponibles utiles à l’évaluation de ses propres obligations de notification.
9. Assistance et conformité
Matériel Pro apporte, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, une assistance raisonnable au client pour ses obligations relatives à la sécurité, aux analyses d’impact et aux consultations préalables lorsque celles-ci sont applicables.
10. Sort des données à la fin du service
À la fin du service, les données traitées pour le compte du client sont supprimées ou restituées lorsque les fonctionnalités disponibles le permettent, sauf conservation imposée par le droit applicable ou nécessaire à la sauvegarde temporaire, à la sécurité ou à la défense de droits. Les copies de sauvegarde sont supprimées selon leur cycle technique normal.
11. Informations et contrôles
Matériel Pro met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations de sous-traitance qui lui sont applicables. Les demandes d’audit doivent être proportionnées, ne pas compromettre la sécurité ou la confidentialité d’autres clients et être organisées à l’avance ; l’utilisation de rapports, attestations ou réponses documentaires peut être privilégiée lorsqu’elle permet de répondre au besoin.